ماذا نعني بالمشروع؟

المشروع هو عبارة عن مجموعة من الأعمال المترابطة التي يتم تنفيذها بطريقة منظمة، له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان بوضوح وذلك لتحقيق النتائج المحددة المطلوبة لتلبية الحاجات الاستراتيجية للمؤسسة أو المنظمة.

وعليه فان المشروع هو أي نشاط يتجاوز ما نعتبره عملاً روتينياً ، وهذا ما يميز المشروع كشيء يجب أن يحظى بمعاملة خاصة.

((حدد ثلاثة مشاريع أنجزت في مؤسستك او اشتركت فيها، ثم اكتب ما ينطوي عليه هذا العمل من خصوصية تجعله متميزاً عن العمل الروتيني اليومي)).

ربما تكون قد كتبت عدداً من السمات الخاصة بهذه الأنشطة التي نطلق عليها المشاريع، فهل استنتجت بأن المشاريع تشترك تقريباً في سمة واحدة وهي انها عبارة عن مجموعة من الأعمال المترابطة التي يجب ان يتم تنفيذا بطريقة منظمة لتحقيق اهداف هذا المشروع بكفاءة وفاعلية.

ولعلك قد توصلت الى ان المشروع ينطوي على فوائد مهمة ومهمة جداً وهي ان:-

المشروع فرصة فريدة لتعلّم مهارات وتقنيات جديدة.

المشروع وسيلة قيّمة لتحسين اداء جميع المشاركين فيه.

المشروع فرصة لخلق اساليب عمل جديدة واكثر فاعلية.

وهذا ما يدعونا الى التأكيد على ان المشروع هو: مجموعة من الاعمال المترابطة يتم تنفيذها بطريقة منظمة، له نقطة بداية ونقطة نهاية محددتان بوضوح وذلك لتحقيق النتائج المحددة المطلوبة لتلبية الحاجات الاستراتيجية للمؤسسة او المنشأة بكفاءة وفاعلية.

وحيث ان المشروع عمل مميز فانك ستحتاج الى استخدام اساليب مختلفة لتحقيق النتائج المنشودة، ومنذ الان انت تقوم بدور الاداري المسمى كمدير للمشروع، تواجه مهمة صعبة تتمثل في ادارة فريق صغير من الموظفين جاءوا من اقسام مختلفة.

كما ان هناك احتمال كبير بان تتغير عضوية الفريق مع الوقت نظراً لتغير اولويات الاقسام المشاركة من فترة لاخرى، مما يدعوك الى ان تفرض تركيزاً اضافياً على الحاجة الى مهارات فاعلة في التواصل والمفاوضة والتأثير للمحافظة على السير بالمشروع نحو غايته.

وهذا كله يقودنا الى سؤال عن ما هي المهارات التي ستحتاج اليها لادارة المشروع؟ بالطبع يتوقع ان يكون لديك المهارات المطلوبة لتطبيق تقنيات الادارة الفاعلة للمشروع، كما انك ستحتاج الى التوسع في معرفتك ومهارتك بطرق اخرى عديدة منها:-

وضع اهداف للافراد تنسجم مع اهدافهم وغاياتهم.

خلق شعور قوي بالمسؤولية إزاء عمل المشروع.

خلق التزام لدى اعضاء الفريق.

تدريب اعضاء الفريق على العديد من جوانب العمل.

التعلّم من الخبراء لزيادة معرفتك.

شرح قراراتك الادارية.

تشجيع الافراد للحفاظ على اهتمامهم ودافعيتهم.

احاطة الجميع علماً بما يحصل من تقدم.

تهيئة جو يشجع على تقديم تغذية راجعه.

ادارة الزملاء والمجموعات بطرق فاعله.

ادارة اطراف اخرى مثل المتعهدين والمستشارين.

ادارة الخلافات التي تحدث بين اعضاء الفريق.

مساعدة اعضاء الفريق في وضع اولويات لعملهم.

اظهار اهتمامك بالتحسين والانجاز المستمر.

المبادرة في اتباع السبل القصيرة والمباشرة في سبيل انجاز المشروع.

وعليه فان اعضاء فريقك يتوقعون منك ان تدعم اهتمامهم في جميع الاوقات للمحافظة على حماسهم للمشروع ولذا – أقول لك: اعتبر ادارة المشروع تحدٍ حقيقي لك لتتعلم ولتحسن ادائك حيث ستصبح اكثر قدرة على ادارة المشاريع.

متى تفكر في دراسة الجدوى?

تأتي مرحلة دراسة الجدوى بعد تحديد الفكرة التي تولدت لدى صاحب المشروع كفرصة يجب استثمارها.

-           ما المقصود من دراسة جدوى المشروع؟

يقصد بكلمة " جدوى" الفائدة أو العائد المتوقع حدوثه من المشروع وقد يكون العائد مادي وهو الربح الذي سيعود على صاحب المشروع، وقد يكون العائد إجتماعي وهو الفائدة التي ستعود على المجتمع ، مثل اشباع حاجة المجتمع أو تشغيل عدد من العمال، كحل لمشكلة البطالة أو تلبية إحتياجات السوق المحلية من سلعة أو خدمة معينة.

-           لكي تقوم بدراسة جدوى المشروع لا بد لك ان تقوم بمجموعة من الخطوات والمراحل وهي:

دراسة السوق :

يقصد بدراسة السوق التأكد من وجود حاجة أو طلب أو فجوة في السوق لفكرة المشروع كمنتج أو خدمة ، ودراسة السوق تحتاج إلى جمع معلومات تغطي الأسئلة الآتية:-

01        ما هو حجم الطلب من المنتج المراد دراسته؟

02        ما هو حجم العرض من المنتج المراد دراسته؟

03        ما هي الفجوة المتوقعة في السوق؟

04        ما هي طرق توزيع المنتج المراد دراسته في السوق الحالي؟

05        ما هو سعر بيع المنتج في السوق؟

06        ما هي نقاط القوة والضعف في المنتج قياساً بالمنتجات المنافسة؟

07        هل المواد الخام المطلوبة متوفرة أم لا ؟ وما هو البديل؟

08        أين يوجد الموقع المختار لإقامة المشروع؟

09        هل هذا الموقع مجهز بالخدمات الأساسية لإقامة المشروع؟

010      وهل تتوفر القوى العاملة المطلوبة للمشروع؟

ومجمل دراسة السوق هو أن يتعرف صاحب المشروع او مديره على : -

تحديد كمية المنتج المراد إنتاجه أو الخدمة المراد تقديمها للسوق.

أين سوف يتم التسويق؟

ولمن سوف يتم التسويق؟

دراسة المشتريات والمخازن :

يقصد بهذه الدراسة وقوف صاحب المشروع او مديره على العوامل الآتية :-

مدى توافر احتياجات المشروع من الخامات والخدمات.

مدى الجودة المناسبة لهذه الاحتياجات.

مدى مناسبة السعر.

مدى مناسبة الكمية.

التوقيت المناسب لتوريد هذه الاحتياجات.

وما هي مصادر التوريد المناسبة.

كل ذلك بهدف:

المحافظة على دوران عجلة الإنتاج في المشروع بصفة مستمرة.

المحافظة على سمعة المشروع من حيث جذب العملاء وعدم انصرافهم إلى الآخرين.

زيادة القدرة التنافسية في السوق.

الدراسة الفنية للإنتاج :

بعد تحديد كمية المنتج للسوق التي ذكرناها في الخطوة السابقة تأتي الدراسة الفنية كخطوة تالية.

ويقصد بالدراسة الفنية معرفة مدى إمكانية تصنيع المنتج ( سلعة/ خدمة) وخطوات إنتاجها وتصنيعها والمعدات والالات المطلوبة للإنتاج وتحديد العمالة المطلوبة ومساحة المشروع وما هي مصادر الخامات ومواصفاتها .

وتتضمن الدراسة الفنية المراحل الآتية:

تحديد كم/ حجم الطاقة الإنتاجية ( التي يحتاجها السوق ).

تحديد نوع الأسلوب الفني لتصنيع الإنتاج.

تحديد الخامات أو المواد المطلوبة للتصنيع وتكلفتها ( حسب طاقة الإنتاج).

تحديد المعدات والآلات التكنولوجية تبعاً للإنتاج وتكلفتها، بالإضافة إلى التجهيزات الأخرى.

تحديد العمالة المطلوبة للإنتاج ( إدارية – مالية– تسويق) وتكلفتها .

تحديد الطاقة المحركة ( كهرباء – غاز – مياه ) وتكلفتها.

تحديد المساحة المطلوبة للمشروع ( تمليك – إيجار) وتكلفتها .

تحديد موقع المشروع ومدى قربه من الأسواق ووسائل المواصلات والنقل وقربه من المرافق الرئيسية.

تحديد  تكلفة وحدة المنتج + هامش الربح.

هل المشروع ذو جدوى فنية ؟

دراسة ماليـــــة:

بعد مرحلة الدراسة الفنية للمشروع تأتي مرحلة الدراسة المالية، وتستهدف هذه الدراسة تحديد حجم التمويل اللازم والأمثل للمشروع ( ذاتي – قرض) ، وتقتضي هذه الدراسة جمع المعلومات الخاصة بتقدير تكاليف إنشاء وتشغيل المشروع، وكيفية الحصول على التمويل اللازم وحسن استخدامه ، وأيضاً استمراره لفترة معقولة حتى يمكن تحقيق عائد وتتضمن التكاليف المالية ما يلي :

الدراسة القانونية:

والتي تستهدف التعرف على التشريعات التي تحكم الاستثمار في المشروع وأثرها على إنشاء المشروع والإنتاج والتصدير والتعاقد والتسعير.

ويتم في هذه الدراسة  معرفة :

القوانين العامة واللوائح الحكومية.

اختيار الشكل القانوني للمشروع.

نظم الاستيراد.

قواعد استخدام العمالة إذا تطلب الأمر ذلك.

وغير ذلك من القوانين .

الدراسة الإداريـــة:

وتستهدف هذه الدراسة تحديد ما يلي :

تحديد نوع الهيكل التنظيمي للمشروع.

تصميم الهيكل التنظيمي للمشروع.

تحديد نظم العمل ( الأماكن – الإجراءات – الأساليب ).

توصيف الوظائف.

العمالة المناسبة كما / كيفاً / وفي الوقت المناسب.

جداول الأجور.

الدراسة البيئية :

تستهدف هذه الدراسة :

تحديد أثر الإنتاج في المشروع أو المنتج الجديد على البيئة.

كيفية معالجة مخلفات المشروع وأثرها على البيئة.

أمن وسلامة الأفراد العاملين بالمشروع.

إضافة إلى ما سبق فإن الدراسة التجارية والتي تهدف إلى تحديد ربحية المشروع ومعدل الربح تعتبر من المواضيع ذات الأهمية القصوى في دراسة جدوى المشاريع.